6 Gründe, warum die Mitarbeiterbefragung per Fragebogen ausgedient hat
Eine Mitarbeiterbefragung ohne Fragebogen? Wie soll das gehen? Besonders in mittelständischen Unternehmen quälen sich HR-Mitarbeitende Jahr vor Jahr damit ab, einen umfassenden Fragenkatalog aufzustellen. Kennen Sie das auch? Sie surfen im Internet und laden einen Musterfragebogen nach dem anderen herunter. Sie biegen die Fragen auf Ihr Unternehmen um. Sie reichen sie an KollegInnen weiter, legen sie den Führungskräften und dem Betriebsrat vor. Sie arbeiten Änderungen ein. Sie drucken Fragebögen oder versenden sie mit Befragungstools. Und dann ärgern Sie sich über geringe Rücklaufquoten.
Dabei haben Sie wahrlich noch etwas anderes zu tun.
Dieser Beitrag erklärt, wie Sie sich diese ganze Arbeit sparen können. Wie Sie Mitarbeiterbefragungen ohne Mehrbelastung anonym, rechtssicher und erfolgreich durchführen. Und wie Sie damit die Mitarbeiterzufriedenheit auf ein neues Level heben.
Inhaltsverzeichnis
Grund 1: Vorbereitung der Befragung
Aufwand, Aufwand – einen Vorgeschmack bekamen Sie bereits weiter oben im Artikel. Traditionelle Mitarbeiterbefragungen machen Ihnen als Personalverantwortliche viel Arbeit. Allein schon der Entwurf des Fragebogens ist ein Akt. Besonders, wenn die Befragung das ganze Unternehmen einschließen soll. Eigentlich wäre es besser, die Abteilungen und Teams einzeln zu befragen, aber wer hat dafür schon Zeit?
Sie möchten verständliche Fragen stellen, die Verbesserungspotenzial offenlegen und leicht auszuwerten sind. Und dann soll das Ganze noch wissenschaftlich fundiert sein. Anonym und datenschutzkonform. Leichter gesagt als getan. Die Mitarbeiterbefragung ist ein komplexes Unterfangen.
Es wäre schön, wenn Ihnen eine Software die ganze Mühe abnehmen könnte. Ein Tool, das wissenschaftlich abgesicherte, fix und fertig formulierte Fragen stellt, die Ihren Ansprüchen genügen. Und das am besten auf Ebene von Teams und Abteilungen, nicht nur einmal im Jahr.
Grund 2: Durchführung der Befragung
An der Durchführung einer Mitarbeiterbefragung sind schon viele HR-Mitarbeitende verzweifelt. Klar, es gibt Umfragetools, aber diese nehmen Ihnen nicht die Hauptarbeit ab. Außerdem zweifeln immer wieder Mitarbeitende an der Anonymität. Das ist verständlich, wenn das eigene Unternehmen die Daten erhebt. Deshalb antworten viele KollegInnen nur schwammig oder gar nicht auf die Fragen.
Die Konfiguration der Umfragetools und der Versand der Befragung sind Angstgegner für manche Mitarbeitende. Nur nichts falsch machen, sonst gibt es Stress mit Vorgesetzten und Mitarbeitenden.
Gibt es ein Tool, das Mitarbeiterbefragungen qualitätsgesichert und automatisiert von einem neutralen Absender versendet? So etwas hätte enormen Mehrwert und würde den Stress aus der Sache herausnehmen.
Grund 3: Rücklaufquote
Die meisten Unternehmen verschicken jährliche Mitarbeiterbefragungen. Die sind umfangreich und stellen allen Mitarbeitenden dieselben Fragen. „So viele Fragen“ denkt sich der Arbeitnehmer. Und was hat das mit mir zu tun? Und überhaupt: Es ändert sich ja doch nichts. Die mühsam erstellte Mitarbeiterbefragung landet in „Ablage P“ oder wird halbherzig beantwortet. Statt Zufriedenheit erzeugt sie nur Frust und Tuschelei in der Kaffeeküche. Indessen denken sich die Personalverantwortlichen, die die Umfrage durchführen, schon mal Entschuldigungen für den Fehlschlag aus. Tatsache ist, dass die Rücklaufquote fast immer hinter den Erwartungen zurückbleibt, weil die Mitarbeitenden keine Zeit und Lust haben, umfangreiche Fragenkataloge zu beantworten.
Eine neue Methodik muss her. Ideal wären kurze, häufige, auf eine Abteilung zugeschnittene Umfragen. Die Mitarbeitenden würden die Relevanz erkennen und bereitwilliger antworten.
Grund 4: Auswertung
Sie möchten Ihre Mitarbeiterbefragung so auswerten können, dass nützliche Ergebnisse dabei herauskommen. Nützlich bedeutet konkret: Die Information, dass das Arbeitsklima schlecht ist, nützt Ihnen nichts. Sie wollen wissen, was die Ursache ist. Daran kranken jedoch viele Fragebögen: Die leicht auswertbaren Ja/Nein-Fragen (sogenannte geschlossene Fragen) geben keine Hintergrundinformationen. Die ergiebigeren W-Fragen (offene Fragen) sind schwierig auszuwerten. Hinzu kommt die Komplexität von Excel. Die Kernkompetenz der Personalabteilung ist, mit Menschen umzugehen, nicht mit Verweisen und Datentools.
Sie können offene Fragen stellen, indem Sie Antworten vorgeben. Doch das ist ein fehleranfälliger Prozess. Und am Ende müssen Sie entscheiden, wie Sie Antworten gewichten und welche Handlungsfelder Sie daraus ableiten.
Automatisierte Auswertungen nach fundierten Kriterien wären super. Zum Beispiel wüsste ich gerne, welche Kernthemen ich wie auswerte. Wie gewichte ich Motivation, Wertschätzung und Belastung der Mitarbeitenden?
Grund 5: Aussagekraft
Wie aussagekräftig sind die Ergebnisse von Mitarbeiterbefragungen? Das hängt von der Qualität der Fragen und Antworten ab. Arbeitskräfte arbeiten nicht im Unternehmen, sondern im Team. Möglich, dass es im Vertrieb ein schlechtes Arbeitsklima gibt, während in der Buchhaltung alle zufrieden sind. Je differenzierter Sie nachfragen, umso höher die Qualität der Antworten.
Ein Mix von Bewertungsskala, Mehrfachauswahl von Antworten und Freitextkommentaren erlaubt hochwertiges Feedback. Es ist eine Wissenschaft für sich, die Fragen richtig zu stellen und die Antworten richtig zu interpretieren. Wenn das jedoch gelingt, haben Sie exzellente Erfolgschancen. Und einen Hebel, um durch die richtigen Änderungen mehr Zufriedenheit bei Mitarbeitenden und Führungskräften zu bewirken.
Gibt es ein Tool, das meine Ergebnisse in aussagekräftigen Grafiken und Dashboards anzeigt? Vielleicht sogar im Zeitverlauf und mit Prognosen?
Grund 6: Veränderungen für mehr Mitarbeiterzufriedenheit
Das wichtigste Ziel jeder Mitarbeiterbefragung ist, die richtigen Stellschrauben zu drehen, damit Ihre Leute zufriedener, motivierter und letztlich produktiver arbeiten. Die Umfragen sollen helfen, Missstände zu beheben, Prozesse zu glätten und das Arbeitsklima zu verbessern. Soll Ihr Change-Management im Unternehmen gelingen, müssen Sie immer auch die Mitarbeitenden ins Boot holen. Ihre Belegschaft soll verstehen, dass es um sie geht – um ihre Belange, Bedürfnisse und Wünsche. Wahre Wertschätzung zeigen – und bekommen – Sie nur dann, wenn Ihre Mitarbeitenden merken: „Aha, es passiert was. Und ich habe etwas davon.“ Das ist die Voraussetzung, um nachhaltiges, ehrliches und zahlreiches Feedback zu erlangen.
Ein Mehr an Zufriedenheit bedeutet immer auch: mehr Produktivität, mehr Freude an der Arbeit und mehr Gesundheit. Die positiven Auswirkungen können einzelne Teams oder das gesamte Unternehmen beflügeln. Ein schöner und messbarer Erfolg für Sie – vorausgesetzt, Sie können ihn nachweisen.
Eine Software, die die Stimmung der Mitarbeitenden anzeigt und den Erfolg von Veränderungen misst, so etwas müsste es geben.
Mitarbeiterbefragungen automatisieren ist heute schon möglich
Tatsächlich gibt es eine Softwareplattform, die alle obigen Anforderungen erfüllt. Mit Kiwimo macht Ihnen die Mitarbeiterbefragung keine Mühe. Nach Ihren individuellen Bedürfnissen konfiguriert, versendet das Tool regelmäßig kurze Umfragen an Gruppen, Teams oder das gesamte Unternehmen.
Der integrierte, wissenschaftlich abgesicherte Fragenkatalog misst die Stimmung im Unternehmen. Motivation, Wertschätzung und Belastung sind die zugrunde liegenden Kategorien. Die Software wertet aus, erstellt Grafiken und gibt Ihnen Prognosen. Sie misst die Mitarbeiterzufriedenheit, weist Ihre Erfolge objektiv nach, offenbart Defizite und zeigt Handlungsoptionen auf. Die Anonymität bleibt dabei gewährleistet.
Da die Befragung von einer neutralen Stelle kommt, fassen die Mitarbeitenden leichter Vertrauen und antworten ehrlicher auf die Fragen. Damit haben Befragungen per selbst erstelltem Fragebogen endlich ausgedient.
