Mitarbeitergespräche: Ein häufig unterschätztes Führungsinstrument

Mitarbeitergespräche: Ein häufig unterschätztes Führungsinstrument

Feedbackgespräch, Personalgespräch oder Jahresgespräch – das Mitarbeitergespräch ist unter vielen Namen bekannt. Bei Führungskräften löst der Gedanke an das bevorstehende Vier-Augen-Gespräch nicht immer Begeisterungswellen aus. Doch woran liegt das?

Viele Führungskräfte empfinden Mitarbeitergespräche als unerfreuliche Verpflichtung. Die Vor- und Nachbereitung ist zeitintensiv und während des Gesprächs kommt es häufig zu einer Reihe von unangenehmen Situationen:

• Wie formuliert man eine gut verständliche Leistungsbeurteilung?
• Wie zeigt man Raum für Verbesserungen auf?
• Wie reagiert man selbst auf Kritik?
• Wie geht man mit persönlichen Anliegen oder Fragen der Mitarbeitenden um? Beispielsweise wenn der Wunsch nach einer nicht realisierbaren Gehaltserhöhung geäußert wird.

Dennoch sollten Führungskräfte Mitarbeitergespräche nicht als Last, sondern als Chance verstehen. Richtig eingesetzt, stellen sie ein nützliches Werkzeug dar. So können Mitarbeitergespräche dabei helfen, das gegenseitige Vertrauen zu fördern, frühzeitig Probleme zu erkennen, Arbeitsabläufe zu optimieren und die Stimmung im Unternehmen zu erhöhen.

In diesem Artikel erhalten Sie nützliche Informationen über die Planung und Durchführung von Mitarbeitergesprächen. Sie erfahren, worauf Sie achten sollten, damit das nächste Gespräch zwischen Führungskraft und Mitarbeitendem zum Erfolg wird. 

In Kurz: Welche Arten von Mitarbeitergesprächen gibt es? 

Unter einem Mitarbeitergespräch versteht man das planmäßige und strukturierte Gespräch zwischen Führungskraft und Mitarbeitendem. Hierbei unterscheidet man zwischen dem institutionalisierten und dem anlassbezogenen Mitarbeitergespräch.

Das institutionalisierte Mitarbeitergespräch findet in regelmäßigen Abständen statt. Früher war es oftmals üblich, den Mitarbeitenden einmal pro Jahr zum Gespräch zu bitten. Mittlerweile haben jedoch viele Führungskräfte erkannt, dass ein häufigerer Austausch – beispielsweise alle sechs Monate – von Vorteil ist: Denn wer kann sich im Dezember noch genau daran erinnern, was im Februar passiert ist.

Während des Gesprächs werfen die Beteiligten einen Blick auf die zurückliegende Arbeitsleistung des Mitarbeitenden. Wichtig hierbei ist, dass es sich nicht nur um eine bloße Mitarbeiterbeurteilung durch die Führungskraft handelt. Vielmehr treten die beiden GesprächspartnerInnen in einen gemeinsamen Dialog. Konkret bedeutet das: Führungskraft und Mitarbeitende bekommen die Möglichkeit, sich gegenseitig Feedback zu geben, offene Anliegen und Fragen zu klären und gemeinsame Zielvereinbarungen zu treffen.

Im Gegensatz dazu findet das anlassbezogene Mitarbeitergespräch – wie der Name bereits vermuten lässt – aufgrund eines bestimmten Ereignisses statt. Mögliche Anlässe können beispielsweise besonders gute (oder schlechte) Leistungen des Mitarbeitenden, veränderte Arbeitsbedingungen oder Konflikte innerhalb der Belegschaft sein. 

Die zwei Arten von Mitarbeitergesprächen unterscheiden sich in einem weiteren Punkt voneinander: Während das institutionalisierte Mitarbeitergespräch durch die Führungskraft initiiert wird, kann ein anlassbezogenes Mitarbeitergespräch auch auf Wunsch des Mitarbeitenden stattfinden.

Vorbereitung zahlt sich aus: So planen Sie Mitarbeitergespräche im Voraus 

Organisatorische Vorbereitung

• Informieren Sie den Mitarbeitenden frühzeitig über das bevorstehende Gespräch (ca. 2–3 Wochen vorher)

• Stellen Sie sicher, dass das Gespräch in einem ungestörten Raum stattfindet

• Planen Sie genug Zeit für das Mitarbeitergespräch ein. Vermeiden Sie wichtige Anschlusstermine

• Geben Sie auch dem Mitarbeitenden die Möglichkeit zur Vorbereitung. Kommunizieren Sie dafür im Voraus Absicht, Themen und ungefähre Dauer des Gesprächs. Hierfür bietet sich ein Gesprächsleitfaden an

Inhaltliche Vorbereitung

• Machen Sie sich deutlich, warum das Gespräch überhaupt stattfindet: Über welche Themen wollen Sie reden? 

• Was ist das Gesprächsziel?

• Wissen Sie genau, für welche Tätigkeiten der Mitarbeitende im Unternehmen zuständig ist?

• Schauen Sie sich – falls vorhanden – Gesprächsprotokoll und die Zielvereinbarungen des letzten gemeinsamen Gesprächs an: Was hat sich seitdem verändert? Konnten die Ziele eingehalten werden? 

• Identifizieren Sie Probleme vergangener Gespräche: Was könnten Sie dieses Mal anders machen?

• Kennen Sie die Stärken und Schwächen des Mitarbeitenden? Was schätzen Sie persönlich an der Zusammenarbeit?

• Überlegen Sie sich mögliche Weiterbildungsmöglichkeiten für den Mitarbeitenden

• Machen Sie sich ein Bild von der persönlichen Situation des Mitarbeitenden: Was wissen Sie über die familiäre Situation oder gesundheitlichen Probleme? 

• Bereiten Sie sich auf mögliche Fragen und Kritikpunkte des Mitarbeitenden vor: Überlegen Sie sich passende Reaktionen

• Haben Sie Daten und Zahlen, die für das Gespräch nützlich sind? Können Sie Ihre eigene Argumentation mit konkreten Beispielen untermauern?

• Erstellen Sie abschließend einen Gesprächsleitfaden

Wie kommt man an relevante Daten fürs nächste Mitarbeitergespräch?

Die Suche nach relevanten Daten für das nächste Mitarbeitergespräch stellt viele Führungskräfte vor eine große Herausforderung. Woher können Sie wissen, ob die Mitarbeitenden zufrieden sind? Das Problem: Viele meiden in Vier-Augen-Gesprächen den direkten Konflikt und schweigen darüber, was ihnen wirklich auf der Seele brennt.

Das Kiwimo-Tool ermöglicht es Führungskräften, die Unternehmensstimmung nachhaltig, unkompliziert und von innen heraus einzufangen. Dafür werden die Mitarbeitenden regelmäßig zur Teilnahme an einem schnell durchführbaren Fragebogen eingeladen. Die Befragung erfolgt dabei vollkommen anonym. Der Vorteil: Kiwimo modelliert automatisch die Stimmung und stellt sie als zeitlichen Verlauf dar. Zusätzlich werden mögliche Handlungsfelder und eine Stimmungsprognose angezeigt. Der Mehraufwand für Sie: Gering. Die gewonnenen Daten: Wertvoll und relevant.

Schritt für Schritt: So sollte ein Mitarbeitergespräch ablaufen

Der Tag des Mitarbeitergesprächs ist gekommen. Sie fühlen sich gut vorbereitet und hören, wie es an der Tür klopft. Damit das bevorstehende Gespräch zum Erfolg wird, sollten Sie eine ungefähre Vorstellung von dem Ablauf haben. Im Folgenden finden Sie einen schematischen Ablauf eines Mitarbeitergesprächs:

Begrüßung: Begrüßen Sie den Mitarbeitenden und setzen Sie sich vorzugsweise an einen Tisch, an dem sich die Beteiligten quer gegenüber sitzen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Handy stummgeschaltet und keine sonstigen Störungen zu erwarten sind. 

Small Talk: Bevor das eigentliche Mitarbeitergespräch beginnt, empfiehlt es sich, kurz Smalltalk zu halten. Das kann mögliche Anspannungen verringern. 

Übersicht: Umreißen Sie kurz Anlass, Ablauf und Dauer des Gesprächs. Verweisen Sie hierbei – falls vorhanden – auf den Gesprächsleitfaden, den Sie dem Mitarbeitenden im Voraus geschickt haben.

Sicht des Mitarbeitenden: Geben Sie dem Mitarbeitenden zunächst die Möglichkeit, selbst zu Wort zu kommen. Das kann – je nach Anlass – die Reflexion der eigenen Leistung oder die persönliche Sicht auf ein bestimmtes Thema sein. Unterbrechen Sie höchstens für Verständnisfragen.

Wichtig: Machen Sie sich während des Gesprächs stichpunktartige Notizen. So haben Sie eine gute Grundlage für die späteren Zielvereinbarungen und das Gesprächsprotokoll.

Ihre Sichtweise: Stellen Sie kompakt und verständlich Ihre eigene Meinung zum Thema dar.

Kerngespräch: Nachdem beide Seiten ihre persönliche Einschätzung zum Thema präsentiert haben, beginnt der eigentliche Dialog. Behalten Sie dabei das von Ihnen zuvor gefasste Gesprächsziel im Auge. Versuchen Sie als Führungskraft immer, die subjektive Sicht des Mitarbeitenden zu verstehen und arbeiten Sie gemeinsam an Problemlösungen. 

Zielvereinbarungen erstellen: Vereinbaren Sie gegen Ende des Gesprächs Zielvereinbarungen und sichern Sie diese in schriftlicher Form. 

Verabschiedung: Bedanken Sie sich beim Mitarbeitenden für das Gespräch und verabschieden Sie sich. Machen Sie deutlich, dass Sie auch außerhalb von „offiziellen“ Mitarbeitergesprächen immer ein offenes Ohr für Anliegen haben. 

Ein guter Abschluss: Zielvereinbarungen und Gesprächsprotokoll erstellen

Ein Mitarbeitergespräch dient nicht nur als bloßer Selbstzweck. Damit die getroffenen Vereinbarungen nicht in Vergessenheit geraten, sollten am Ende des Gesprächs gemeinsame Zielvereinbarungen getroffenen werden. 

Es ist wichtig, dass die vereinbarten Ziele in schriftlicher Form festgehalten werden. Verwenden Sie dafür konkrete Formulierungen, damit beide Seiten im Klaren darüber sind, was von wem erwartet wird.

Welche Vereinbarungen Sie mit dem Mitarbeitenden treffen, richtet sich nach dem vorherigen Gespräch. Achten Sie jedoch immer drauf, realistische und messbare Ziele zu vereinbaren. Die genaue Anzahl an Zielen variiert je nach Situation. Als generelle Empfehlung liest man häufig, nicht mehr als fünf Ziele zu vereinbaren.

Um die Verbindlichkeit zu erhöhen, sollten Führungskraft und Mitarbeitende eine unterschriebene Kopie der Zielvereinbarungen erhalten. 

Zusätzlich zu den Zielvereinbarungen können Sie ein Gesprächsprotokoll erstellen. Nutzen Sie dafür die von Ihnen gemachten Notizen. Das Gesprächsprotokoll kann unter anderem bei der Vorbereitung auf das nächste Mitarbeitergespräch helfen. 

Wichtig: Zielvereinbarungen und das Gesprächsprotokoll sind von beiden Seiten vertraulich zu behandeln. Ohne Zustimmung der GesprächspartnerInnen sollten keine weiteren Personen Zugriff auf die Dokumente haben.

Nach dem Gespräch ist vor dem Gespräch: Aus Mitarbeitergesprächen für die Zukunft lernen 

Nachdem der Mitarbeitende den Raum verlassen hat, empfiehlt es sich, über das vergangene Gespräch zu reflektieren. Folgende Fragen könnten Sie sich dabei stellen: 

• Wie lief das Gespräch? Konnten Sie Ihre Gesprächsziele erreichen?

• Was ist gut gelaufen? Was ist schlecht gelaufen? Was könnten Sie das nächste Mal anders machen?

• Haben Sie etwas neues über den Mitarbeitenden gelernt, was Sie bei zukünftigen Gesprächen beachten sollten?

• Wie wollen Sie Ihren Teil der Zielvereinbarungen umsetzen? Wichtig: Gibt es Maßnahmen, die umgehend veranlasst werden müssen?

• Wie kann ich dem Mitarbeitenden bei der Umsetzung der vereinbarten Ziele helfen?